Microsoft Aktifkan Fitur Auto-Archiving Default di Exchange Online untuk Cegah Penuh Mailbox

8 Oktober 2025 — Microsoft mengumumkan bahwa Exchange Online kini akan mengaktifkan fitur auto-archiving berbasis ambang batas (threshold-based) secara default, sebagai langkah pencegahan agar aliran email tidak terganggu akibat kotak surat (mailbox) yang cepat penuh.


📨 Solusi Otomatis untuk Mailbox yang Terlalu Penuh

Sebelumnya, pengguna dapat mengandalkan kebijakan Messaging Records Management (MRM) yang melakukan arsip otomatis berdasarkan waktu, misalnya setiap dua tahun sekali. Namun, pendekatan tersebut kurang efektif ketika volume email masuk tinggi, terutama dengan lampiran berukuran besar, yang dapat membuat kapasitas mailbox cepat habis sebelum kebijakan arsip waktu berjalan.

Dengan fitur auto-archiving berbasis ambang batas, sistem akan memindahkan item tertua di mailbox utama pengguna ke archive mailbox saat penggunaan ruang mencapai 90% dari kuota, selama archive mailbox tersedia dan masih memiliki ruang kosong.

“Pendekatan baru ini memastikan penggunaan mailbox turun di bawah ambang batas 90% sebelum pengguna kehilangan fungsi penting seperti mengirim atau menerima email,” jelas Exchange Team Microsoft.


⚙️ Cara Kerja Auto-Archiving

Fitur ini dikendalikan oleh Managed Folder Assistant (MFA), layanan otomatis yang terus memantau ukuran mailbox pengguna. Ketika kapasitas mendekati batas, MFA akan memindahkan item lama terlebih dahulu hingga pemakaian turun ke level aman.

Microsoft menjelaskan bahwa pembaruan ini adalah respons atas permintaan pelanggan yang menginginkan manajemen ruang otomatis dan proaktif, terutama untuk mencegah gangguan layanan akibat kebijakan arsip yang tidak dikonfigurasi dengan benar atau lonjakan email mendadak.

Fitur auto-archiving ini mulai diluncurkan Oktober 2025 untuk seluruh pengguna cloud publik, dan akan menyusul untuk cloud pemerintah pada November 2025.


🧩 Fleksibilitas dan Perlindungan Item Penting

Meskipun fitur ini aktif secara otomatis, pengguna masih dapat melindungi item penting agar tidak diarsipkan. Caranya dengan memberi tanda “Never Move to Archive”, yang akan tetap dihormati oleh sistem bahkan ketika auto-archiving berjalan.


🛡️ Langkah Lanjutan Keamanan Email

Sebelumnya, pada Juni 2025, Microsoft juga memperbarui Defender for Office 365 agar mampu mendeteksi dan memblokir serangan email bombing otomatis, di mana peretas membanjiri kotak masuk korban untuk mengalihkan perhatian sebelum melakukan upaya phishing atau social engineering.

Dengan penerapan auto-archiving default, Microsoft kini berfokus tidak hanya pada keamanan email, tetapi juga pada keberlangsungan dan efisiensi alur kerja di lingkungan cloud korporat.


Sumber: Microsoft Exchange Team, Windows Blog

Exit mobile version